1. Tổ chức, lưu trữ, quản lý và kiểm soát hồ sơ
- Tiếp nhận, chuyển giao, lưu trữ toàn bộ hồ sơ của dự án trong suốt giai đoạn tổ chức thi công dự án. Đảm bảo form mẫu, hồ sơ Dự Án được kiểm soát, lưu trữ và luân chuyển theo đúng quy trình, quy định của Tập đoàn, của BQLDA ban hành.
- Thiết lập hệ thống lưu trữ cho các hồ sơ, bản vẽ được tiếp nhận đảm bảo truy xuất dễ dàng.
- Thực hiện việc kiểm soát, lưu trữ hồ sơ theo quy mô của khu vực.
- Đảm bảo việc nhận/chuyển giao hồ sơ, thông tin kịp thời, chính xác trong nội bộ và các nhà thầu, đối tác.
- Tiếp nhận, phân loại, sắp xếp các hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận, phòng ban trình cấp trên phê duyệt và tổng hợp gửi đến các bộ phận, phòng ban có liên quan.

2. Triển khai, cập nhật thông tin và phản hồi
- Triển khai đầy đủ, kịp thời các chỉ thị của cấp trên đến các nhân viên, phòng, ban liên quan và nhận thông tin phản hồi từ các phòng ban đến cấp trên.
- Tham gia các cuộc họp khi được yêu cầu; đảm bảo các biên bản họp được phát hành đầy đủ đến các bên liên quan.
- In ấn, soạn thảo các tài liệu, văn bản bằng tiếng Việt hoặc Anh (nếu có)

3. Hỗ trợ công tác nhân sự
- Đảm bảo hướng dẫn đầy đủ thông tin cho các nhân sự mới vào công trường tiếp cận công việc.
- Hỗ trợ thông tin triển khai các chương trình, kế hoạch, quy định mới do BQLDA, Tập Đoàn ban hành
- Cập nhật các thông báo từ phòng nhân sự, đôn đốc và nhắc nhở phòng ban thực hiện.

4. Quản trị văn phòng
- Theo dõi và đảm bảo việc sử dụng tài sản đúng mục đích. Duy trì 5S tại khu vực lưu trữ hồ sơ và khu vực làm việc chung của bộ phận.

5. Các công việc khác theo phân công của công trên

Yêu cầu công việc

1. Học vấn

- Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành: xây dựng, kinh tế xây dựng....

2. Kinh nghiệm

Có kinh nghiệm làm thư ký dự án xây dựng ít nhất 1 năm.

3. Kỹ năng chuyên môn

- Am hiểu các kiến thức về Xây dựng/ Kiến trúc, an toàn lao động & vệ sinh môi trường và đảm bảo chất lượng xây
dựng.
- Sử dụng thành thạo các phần mềm văn phòng và phần mềm hỗ trợ quản lý dự án.

4. Kỹ năng mềm

- Giao tiếp tốt; ứng xử linh hoạt.
- Kỹ năng xử lý tình huống.
- Có khả năng lập kế hoạch, kiểm soát chi phí, quản lý nhân công tốt.

5. Các phẩm chất khác

- Khiêm tốn, kiên trì, chịu khó, nhanh nhẹn, trung thực, và có khả năng làm việc độc lập hoặc theo nhóm;
- Có sức khỏe đảm bảo, làm việc ngoài giờ hành chính tùy theo yêu cầu của công việc;
- Nhiệt tình và cởi mở với khách hàng và đồng nghiệp.