1. Công tác hành chính – hậu cần
- Quản lý văn phòng Ban QLDA: văn phòng phẩm, tài sản, thiết bị, cơ sở vật chất…
- Sắp xếp nơi làm việc, chỗ ở, phương tiện di chuyển cho nhân sự dự án (nếu có).
- Chuẩn bị hậu cần cho các cuộc họp, kiểm tra hiện trường, đón tiếp đoàn công tác, khách mời.
- Đề xuất và thực hiện các phương án cải thiện điều kiện làm việc cho nhân sự hiện trường.

2. Quản lý & lưu trữ văn bản, Hồ sơ
- Nhận – gửi – luân chuyển Công văn, Hồ sơ đến/đi đúng quy trình (không bao gồm Hồ sơ thiết kế, Bản vẽ biện pháp và shop dwg, Hồ sơ hoàn công, Hồ sơ TQT: những Hồ sơ này sẽ được gửi trực tiếp đến bộ phận chuyên trách tiếp nhận, xử lý, giải quyết. Bộ phận tiếp nhận Hồ sơ có trách nhiệm báo cáo về tiến độ & chất lượng Hồ sơ sau kiểm soát).
- Quản lý hệ thống lưu trữ hồ sơ bản mềm và bản cứng: hồ sơ pháp lý, bản vẽ, nhật ký công trình, biên bản họp, nghiệm thu…
- Soạn thảo thông báo nội bộ, thư mời họp, báo cáo tổng hợp cho Trưởng Ban QLDA hoặc cấp trên.
- Soạn thảo công văn, thông báo từ Ban QLDA đến các đơn vị, đối tác, nhà thầu (các nội dung chi tiết liên quan đến chuyên môn được soạn thảo, làm rõ, cung cấp từ các đơn vị trực thuộc phòng ban).

3. Tổng hợp báo cáo và hỗ trợ quản lý kế hoạch
- Tổng hợp, upload các báo cáo định kỳ: tuần, tháng, quý theo mẫu chuẩn của các dự án hoặc theo yêu cầu của Trưởng Ban (tất cả các Báo cáo được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc Ban QLDA thực hiện).
- Cập nhật, thông báo các quy định, chính sách của Tập đoàn, Khối đến các đơn vị liên quan.

4. Công tác nhân sự và nội quy công trường
- Tổng hợp chấm công từ các đơn vị.
- Hỗ trợ Trưởng Ban trong công tác tiếp nhận, thẩm định: nghỉ phép, kỷ luật, điều động nhân sự của Ban QLDA.
- Hỗ trợ cập nhật danh sách nhân sự tại công trường, phối hợp phòng Nhân sự kiểm tra hồ sơ và giấy tờ cần thiết.
- Thông báo và nhắc nhở việc tuân thủ nội quy lao động, an toàn công trường.

5. Phối hợp các hoạt động nội bộ – đối ngoại
- Là đầu mối hành chính khi làm việc với các phòng ban nội bộ như: nhân sự, kế toán, tài chính, pháp lý, IT…
- Hỗ trợ sắp lịch, biên tập nội dung họp, dịch thuật cơ bản khi làm việc với đơn vị tư vấn, nhà thầu nước ngoài (nếu có).
- Thực hiện công việc khác được phân công bởi Trưởng Ban QLDA hoặc Giám đốc Dự án.

YÊU CẦU CÔNG VIỆC:

1. Tốt nghiệp Cao đẳng/Đại học chuyên ngành: Hành chính văn phòng, Xây dựng (nếu thiên về kỹ thuật), Quản trị văn phòng, Quản lý dự án; Ưu tiên có chứng chỉ văn thư lưu trữ, nghiệp vụ thư ký văn phòng

2. Tối thiểu 2–3 năm làm việc ở vị trí tương đương trong môi trường xây dựng, dự án, công trường; Ưu tiên đã làm việc với hệ thống văn bản nội bộ của các tập đoàn lớn, quen với hồ sơ kỹ thuật

3. Thành thạo MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook, Google Drive hoặc phần mềm lưu trữ điện tử.
Có khả năng soạn thảo văn bản chuyên nghiệp, viết biên bản họp rõ ràng, chính xác; Hiểu cấu trúc hồ sơ kỹ thuật xây dựng cơ bản: bản vẽ, biên bản, nhật ký thi công, checklist nghiệm thu.

4. Nắm bắt thông tin nhanh; Tổ chức công việc cẩn thận, đúng thời hạn; Có tính bảo mật, bảo quản tài liệu tốt.